Veel voorkomende vragen over declareren reis- en thuiswerkkosten

Ik heb een fout gemaakt in mijn declaratie, kan de declaratie worden verwijderd?
Om de fout te herstellen hoef je niks te verwijderen. Als de declaratie nog niet verstuurd is kun je de declaratie aanpassen en de juiste versie opnieuw opslaan en versturen. 
Als de declaratie al verstuurd is, moet deze eerst worden afgekeurd voordat je hier een wijziging in aan kunt brengen. Als je dit proces wilt versnellen kun je een verzoek om af te keuren mailen aan sa [at] dpo.ru.nl.

Ik wil mijn declaratie intrekken, kan de declaratie worden verwijderd?
Een declaratie die nog niet is verzonden en/of een afgekeurde declaratie kun je verwijderen. Een verzonden en goedgekeurde declaratie kun je alleen aanpassen.

Ik wil een nieuwe declaratie aanmaken voor een maand, waarover ik al een declaratie heb ingediend, kan dat?
Nee, een nieuwe aanmaken kan niet. Je kunt de reeds verzonden en goedgekeurde declaratie van die maand aanpassen naar de juiste situatie van die maand, opslaan en alles opnieuw insturen. Je oude declaratie vervalt dan.

Hoe kan ik zien of mijn declaratie is goedgekeurd/afgekeurd?
In Bass kun je in het overzicht van de declaraties zien wat de status is van de declaratie. Zodra de declaratie is goedgekeurd, staat er ‘ja’ in de kolom ‘goedgekeurd’.

Mijn declaratie is afgekeurd, wat moet ik doen?
In de afgekeurde declaratie staat altijd een tekst waarom deze is afgekeurd. Open de declaratie en kijk in de bijgevoegde tekst wat er fout is. Pas de declaratie aan en verstuur de declaratie opnieuw.

Hoe kan ik zien wanneer mijn declaratie wordt uitbetaald?
In Bass kun je in het overzicht van de declaraties zien wat de status is van de declaratie. Zodra de declaratie is verwerkt door de salarisadministratie, komt in de kolom ‘periode betaling’ de maand van betaling te staan.

Kan ik meerdere maanden tegelijk indienen?
Je moet per maand een declaratie invullen en versturen. Als je de ingevulde maand niet opslaat voordat je de volgende maand invult, dan zijn de velden van die maand weer leeg.

Ik heb 2 verschillende contracten (functieplaatsen) bij de universiteit. Kan ik op beide functieplaatsen een declaratie indienen?
Het is mogelijk om met verschillende functieplaatsen te declareren, maar het is niet mogelijk om op eenzelfde dag voor twee functieplaatsen te declareren. Dit zou namelijk betekenen dat er dubbele reiskosten vergoedingen kunnen worden ingediend. Wanneer iemand op één dag zowel thuiswerkt als op de campus kan deze het beste de meest gunstige declaratie indienen.

Bij de tijdelijke reiskostenregeling ontving ik 0,14 cent per km, hoe wordt de vergoeding nu berekend?
De hoogte van de reiskostenvergoeding is gebaseerd op de bedragen uit de reis- en verhuiskostenregeling en hiermee afhankelijk van de wijze van vervoer en de afstand woon-werk. De bedragen voor vergoeding van de reiskosten per eigen vervoer (fiets, auto, motor e.d.) zijn teruggerekend van het ‘oude’ maandbedrag naar een vast bedrag per reisdag. De vergoeding per dag is bepaald door het ‘oude’ maandbedrag te vermenigvuldigen met 12 maanden en te delen door 214 reisdagen per jaar. De reiskostenvergoeding woon-werkverkeer is hierdoor geen vast bedrag per maand, maar een dagbedrag.

Eerst werd de reiskostenvergoeding doorbetaald tijdens vakantie en nu niet meer. Ik krijg dus minder reiskostenvergoeding.
Het maandbedrag is teruggerekend naar een dagbedrag met 214 werkdagen per jaar (op full time basis). Het aantal van 214 dagen is het totaal aantal werkdagen per jaar (5 dagen per week) minus vakantiedagen en het gemiddelde aantal feestdagen en ziektedagen per jaar. Het aantal van 214 werkdagen per jaar wordt ook door de Belastingdienst gebruikt. Omdat het maandbedrag teruggerekend wordt naar een dagbedrag door het te delen door 214 werkdagen per jaar, is het dagbedrag hoger dan wanneer het maandbedrag berekend zou worden over 260 dagen per jaar. Tijdens vakantie krijg je nu geen reiskostenvergoeding uitbetaald, maar omdat het dagbedrag hoger is dan voorheen krijg je gemiddeld over het jaar hetzelfde.

Kan ik een declaratie voor reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding indienen voor de dagen waarop ik ziek ben of verlof heb?
Nee, je kunt alleen een declaratie indienen voor reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding als je ook op deze dag gewerkt hebt.

Hoe worden de km’s berekend? Hoe wordt de afstand woon-werk berekend?
De afstand woon-werk wordt in Bass berekend met de postcodetabel van huis naar postcode 6525 HR. De routeplanner van de ANWB (optie ‘kortste afstand’) geeft je een benadering van deze afstand woon-werk.

Ik reis 1e klas, hoe kan ik mijn kosten declareren?
Als met jou een afspraak is gemaakt, dat de kosten1e klas worden vergoed, dan kun je de kosten 1e klas declareren. Heb je die afspraak niet, dan mag je de kosten voor 2e klas declareren. Je moet deze kosten dan zelf opzoeken bij de OV vervoerder en een bewijsstuk daarvan ook bijvoegen + bewijs van 1e klas reizen.

Waarom moet ik bij het declareren van de kosten die ik in het OV maak de bonnetjes/ het transactieoverzicht/ vervoersbewijs op naam bijvoegen?
Dit heeft te maken met regels van de Belastingdienst. Het moet duidelijk zijn dat dit een vergoeding is waar geen belasting over betaald hoeft te worden, een zogenaamde een onbelaste vergoeding, en geen loon. Door de bonnetjes is helder dat de gemaakte kosten zijn voorgeschoten en dat het echt om OV kosten gaat.

Kan ik mijn OV kosten op een later tijdstip declareren dan mijn thuiswerkdagen?
Ja, dat kan. Je kunt de goedgekeurde declaratie van een maand aanpassen en jouw OV kosten + bijlage toevoegen.

Kan in mijn declaratie van reiskosten en thuiswerkvergoeding vooraf invullen in BASS?
Ja gedurende de maand kun je je reisdagen en thuiswerkdagen al invoeren, per de eerste van de volgende maand kun je de declaratie versturen.

Ik wil mijn reiskosten aanvullen in het keuzemodel, maar dat lukt niet.
Je kunt de reiskostenvergoeding alleen aanvullen in het keuzemodel als je jouw reisdagen hebt aangevinkt in de declaraties ‘reiskosten woon-werk en thuiswerkvergoeding’. Heb je geen reisdagen aangevinkt, dan kun je niks aanvullen.

Ik heb mijn reisdagen gedeclareerd in BASS en deze zijn goedgekeurd. Als ik in het keuzemodel mijn reiskosten wil aanvullen dan zie ik nog steeds het bedrag staan dat er ook stond voordat ik in BASS de declaratie invulde. Hoe kan dat?
Het bedrag dat je aan kunt vullen via het keuzemodel wordt aangepast nadat je salaris van die maand is betaald. Dus je kunt de aanvulling pas opvragen nadat je in de maand van declareren salaris hebt ontvangen.

Kan ik op zaterdag, zondag en feestdagen declareren?
Als je naar het werk bent gereisd in het weekend of op een feestdag, dan kun je deze dagen aanvinken als reisdag. De thuiswerkvergoeding is niet van toepassing in het weekend of op feestdagen.

Hoe kan ik zowel mijn OV abonnement als mijn gemaakte kosten buiten mijn abonnement declareren?
Je kunt de kosten van het abonnement en de kosten buiten het abonnement van één maand bij elkaar tellen en declareren. Doe dit wel in de juiste maand, waarop de kosten betrekking hebben.

Binnen hoeveel tijd moet ik mijn declaratie indienen?
De declaratie moet binnen 3 maanden na de maand waar deze betrekking op heeft ingediend zijn.

Ik heb een oproepcontract, hoe kan ik mijn reiskosten en of thuiswerkvergoeding declareren?
Voor oproepkrachten en student-assistenten gelden de dagbedragen die in de reis- en verhuiskostenregeling staan. Zij declareren volgens de gebruikelijke manier zoals deze voor 1 januari 2021 ook was.

De thuiswerkvergoeding geldt niet voor oproepkrachten, student-assistenten, studenten, freelancers en andere medewerkers zonder dienstverband waaronder beurspromovendi.

Kan ik zowel voor eigen vervoer als voor OV de kosten declareren?
Als je je reis-/ thuiswerkkosten declareert, dan kun je vanaf januari 2022 een keuze maken tussen het declareren van OV-kosten en reiskosten voor eigen vervoer. Voor een eigen vervoermiddel ontvang je nog steeds de dagvergoeding op basis van de reis- en verhuiskostenregeling. Hiervoor gelden verschillende bedragen voor de fiets en ander eigen vervoer (basisvergoeding).

Ik woon op minder dan 10 km afstand van de campus en ik maak gebruik van het OV. Wat moet ik doen als ik een keer op de fiets naar het werk kom?
Controleer dan in BASS als je je declaratie invult of je ‘soort vergoeding’ goed geregistreerd staat. Standaard is hiervoor de ‘basisvergoeding’ ingevuld, maar kom jij met de fiets dan kun je dit via je HR-medewerker aan laten passen.

Kan ik reiskosten aanvulling tussentijds of alleen aan het einde van het jaar opvoeren in het Keuzemodel?
Beide zijn mogelijk. Iedere maand wordt het bedrag erbij opgeteld wat maximaal aangevraagd kan worden.

Hoe wordt het bedrag in het Keuzemodel berekend?
In het keuzemodel is het mogelijk om je reiskostenvergoeding aan te vullen tot €0,19 per kilometer. Dit kan alleen als je naar de campus bent gereisd voor het werk, je deze declaratie voor reiskosten woon-werkverkeer hebt ingevoerd in BASS en deze is inmiddels verwerkt door de Salarisadministratie. Ook als je helemaal geen reiskostenvergoeding krijgt, omdat je op een afstand woont van minder dan 11 km en niet met de fiets reist, en je wilt reiskostenvergoeding aanvragen via het Keuzemodel moet je de gereisde dagen opgeven in BASS.

Krijg ik automatisch 75% OV-reiskosten vergoed of moet ik dit zelf berekenen?
Je voert 100% van de OV-reiskosten op in BASS. Het systeem rekent dit zelf om naar 75% als dit voor jou van toepassing is.

Is het geoorloofd om een abonnement af te sluiten nu de kosten daarvan hoger liggen dan de losse reizen?
Nee, je krijgt alleen je abonnementskosten vergoed als dit er voor zorgt dat je totale reiskosten minder worden. Neem contact op met TC&O Mobydesk voor een advies op maat. Ga naar: www.tco-mvm.nl/ru en loggen in met gebruikersnaam: runi en wachtwoord: keizernijm. Hier kun je een account aanmaken en via de button ‘Uzelf aanmelden’ het advies op maat aanvragen.

Is het toegestaan om met een abonnement ook privé reizen te maken?
Ja, zolang je maar voldoet aan de voorwaarden dat jouw abonnement de totale werkreiskosten vermindert.

Ik ben voor het werk naar een andere locatie dan de RU gereisd. Mag ik deze kosten hier ook opvoeren?
Nee, hier kun je alleen reiskosten opvoeren voor reizen van je thuisadres naar de RU. Moet je voor het werk naar een andere locatie reizen, dan betreffen dit dienstreizen. Deze kosten kun je opvoeren in BASS onder ‘Onkostendeclaratie indienen’.

Aan deze website wordt nog gewerkt. Meer informatie: 'een nieuwe website'.