Ben jij op zoek naar een functie binnen een dynamische omgeving als management assistent van het faculteitsbestuur? Ben je organisatorisch sterk en vind je het een uitdaging om de bestuursleden werk uit handen te nemen? Is het jouw doel om structuur aan te brengen zodat de bestuursleden zich beter kunnen focussen op hun werkzaamheden? Dan zijn wij op zoek naar jou!
Binnen de afdeling bestuurszaken zijn wij momenteel op zoek naar twee management assistentes. Als management assistent ondersteun je het faculteitsbestuur van de Faculteit der Sociale Wetenschappen samen in een team met twee andere collega's en onder leiding van het hoofd van de afdeling Bestuurszaken (de bestuurssecretaris).
De werkzaamheden van de management assistentes bestaan voor een belangrijk deel uit het ondersteunen van de decaan, twee vice-decanen en bestuurssecretaris via agenda- en mailbeheer en praktische ondersteuning. Je stelt de relevantie, urgentie en gevoeligheid van de vele vragen en verzoeken die via jou worden voorgelegd vast. Waar mogelijk handel je zaken zelfstandig af.
Verder assisteer je bij het mede organiseren van bestuurlijke bijeenkomsten en bestuurlijke vergaderingen. Je hebt nauw contact met andere management assistenten van de afdeling bestuurszaken met ieder een eigen verantwoordelijkheid. Ook fungeer je als centraal aanspreekpunt voor vragen van facultaire directeuren en leidinggevenden en externe partners van de faculteit.
Daarnaast participeer je in het maandelijkse overleg van alle managementassistenten van de faculteit en neem je deel aan het facultaire ontwikkelprogramma dat zich richt op een verdere professionalisering van de functie. Tevens stimuleren we je om deel te nemen aan bijeenkomsten, workshops en lezingen van het RU assistant network waar je in contact komt met alle management assistenten van de universiteit.
Profiel
Je bent een enthousiaste, representatieve, proactieve en daadkrachtige professional met een afgeronde opleiding op minimaal mbo werk- en denkniveau. Bij voorkeur heb je een afgeronde secretaresse opleiding, zoals Schoevers.
Je hebt bij voorkeur ervaring met ondersteuning van besturen en bestuurlijke overleggen met taken zoals agendabeheer, bestuurlijke correspondentie, notuleren en werken met actielijsten.
Je werkt zelfstandig maar bent wel een teamspeler door op een prettige en stimulerende wijze binnen een team te functioneren.
Je werkt nauwkeurig en hebt een klantgerichte en dienstverlenende houding. Je kunt overzicht behouden onder alle omstandigheden.
Je bent proces- en resultaatgericht en helpt anderen dat ook te zijn.
Je beschikt over gedegen kennis van de Office programma's, zoals Outlook, Word, Excel, Corsa en je bent in staat nieuwe systemen snel eigen te maken.
Je beschikt over goede sociale vaardigheden en uitstekende schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheden in de Nederlandse en de Engelse taal.
Wij zijn
De afdeling Bestuurszaken ondersteunt het faculteitsbestuur zowel secretarieel en procesmatig. De afdeling bestaat momenteel uit diverse ambtelijk secretarissen, een team van bestuurlijke managementassistenten, drie archiefmedewerkers en privacy adviseur en staat onder leiding van de bestuurssecretaris. De afdeling ondersteunt het bestuurlijke proces van de faculteit, draagt zorg voor de ambtelijke ondersteuning van de facultaire overleggen en commissies, voor de archivering en documentatie van bestuurlijke informatie en bevat het bestuurssecretariaat.
Aan de Faculteit der Sociale Wetenschappen (FSW) verdiepen we ons in het gedrag, voelen en denken van mensen en in kunstmatige intelligentie. Mens en maatschappij vormen de focus van ons werk. We kijken binnen die context naar thema's als het gedrag en de psyche van de mens, onderwijs en opvoeden, communicatie, neurowetenschap en -technologie, maatschappij en cultuur. De faculteit biedt onderwijs aan 5000 studenten, heeft meer dan 700 medewerkers in dienst en heeft de ambitie om tot de beste sociaalwetenschappelijke faculteiten van Europa te behoren. Een van de 10 speerpunten uit de facultaire strategie is het realiseren van een prettige studie- en werkomgeving. Sinds 2021 is de faculteit gehuisvest in het nieuwe, duurzame Maria Montessorigebouw. Alle studenten en medewerkers van FSW kunnen hier gebruik maken van uitstekende onderwijs- en onderzoeksfaciliteiten en kunnen zo onder één dak samen het verschil maken.
Radboud Universiteit
Wij willen het beste halen uit de wetenschap, uit anderen en onszelf. Waarom? Omdat dit hard nodig is voor de wereld om ons heen. Vooraanstaand onderzoek en onderwijs leveren een onmisbare bijdrage aan een gezonde, vrije wereld met gelijke kansen voor iedereen. Dat is wat meer dan 24.000 studenten en 5.600 medewerkers van de Radboud Universiteit samenbrengt. En wat vraagt om nog meer talent en samenwerking. Je bent nodig!
Wij bieden
Het betreft een dienstverband van 0,5 - 1 fte.
Afhankelijk van opleiding en het aantal jaren (relevante) werkervaring ontvang je een salaris van minimaal €2.471 en maximaal €3.336 bruto per maand op basis van een 38-urige werkweek (salarisschaal 7).
Je ontvangt 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering.
Het gaat om een tijdelijk dienstverband van 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband.
Je krijgt bij ons extra vrije dagen. Bij een fulltime dienstverband kun je kiezen tussen 30 of 41 vakantiedagen in plaats van de wettelijk vastgelegde 20.
Aanvullende arbeidsvoorwaarden
Werk en wetenschap vragen om goed werkgeverschap. Dit zie je terug in de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden van de Radboud Universiteit. Zo kun je afspraken maken voor een goede werk- privébalans met flexibele werktijden, diverse verlofregelingen en thuiswerken. Ook kun je bij ons een gedeelte van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen, ruil bijvoorbeeld inkomen tegen extra vakantiedagen en ontvang een vergoeding van je sportabonnement. En uiteraard hebben we een goede pensioenregeling. Je krijgt volop ruimte en verantwoordelijkheid om je talenten te ontwikkelen en je ambities te realiseren. We bieden dan ook verschillende scholings- en studieregelingen aan.
Inhoud wordt niet getoond omdat cookies niet toegestaan zijn.
Meer weten?
Neem met inhoudelijke vragen over de functie contact op met Wouter Brok, secretaris via 06 50 17 21 61 of wouter.brok [at] ru.nl. Ook kun je contact opnemen met Anita Wijers, management assistent via 06 23 97 64 47 of anita.wijers [at] ru.nl.
Praktische informatie en solliciteren
Je kunt uiterlijk solliciteren op 12 juni 2023. Dit kan uitsluitend via onderstaande button. Richt je sollicitatiebrief aan Wouter Brok. Vul het sollicitatieformulier in en voeg de volgende bijlagen toe:
Een motivatiebrief.
Je cv.
De eerste gesprekken vinden plaats op dinsdag 20 juni. De tweede gesprekken vinden plaats op vrijdag 23 juni. Je treedt bij voorkeur in dienst op 1 september 2023.
Je bent vast nieuwsgierig naar onze sollicitatieprocedure. Hierin staat globaal beschreven wat je kunt verwachten tijdens de sollicitatieprocedure en hoe wij omgaan met je persoonlijke gegevens en interne en externe kandidaten.
