Verslag bijeenkomst donderdag 15 november 2012

Voor Vernietiging Vatbaar?

Een herwaardering van Gewaardeerd verleden

Najaarsbijeenkomst van het Platform Particuliere Archieven
IISG, 15 november 2012

Op donderdag 15 november genoot het Platform Particuliere Archieven de gastvrijheid van het Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis. Het was even zoeken naar de tijdelijke ingang, maar wat er die middag daarachter gebeurde was de moeite ruimschoots waard. Gezien de grote opkomst waren de verwachtingen hoog gespannen: er hing discussie in de lucht. In 2007 werd door de Commissie Waardering en Selectie het visie rapport Gewaardeerd Verleden. Bouwstenen voor een nieuwe waarderingsmethodiek voor archieven gepubliceerd. Daarin werd gepleit voor een integrale selectie van archieven: overheidsarchieven moesten geselecteerd worden in nauwe samenhang met de acquisitie van particuliere archieven. Het PPA vond het na vijf jaar tijd om de vraag te stellen wat er van de ideeën en voorstellen van het rapport terecht was gekomen.

Uiteraard was het woord allereerst aan de voorzitter van de toenmalige commissie, Charles Jeurgens (Nationaal Archief). Hij legde vooral de nadruk op de urgentie van de selectie en waardering van digitale archieven. Juist in een digitale omgeving moet je vooraf weten wat je wilt bewaren, en waarom. Een antwoord op dat ‘waarom' moet komen van een systematiek van waardering: wat zijn de trends en de ‘hotspots', en wie zijn de dominante actoren, zowel bij de overheid als bij particuliere instellingen.De commissie had in zijn rapport gekozen voor een perspectief naar voren: vóóraf waarderen en selecteren. Maar een achterstand van achthonderd kilometer dwong het Nationaal Archief in de richting van een perspectief naar achteren. Weliswaar werd er een database samengesteld met trends en hotspots - binnenkort in dit theater, mogen wij hopen - maar de pilots werden vrijwel geheel uitgevoerd binnen de overheidsomgeving, en met reeds gevormde archieven. Het hele idee van een integrale benadering is op de achtergrond geraakt.Terugblikkend was Jeurgens teleurgesteld over het cynisme dat hij ontmoette en over de geringe bijdrage van het veld van particuliere archiefvormers aan de hele onderneming. Ook focussen de archiefdiensten naar zijn mening te veel op hun achterstanden en op de kwantiteit in plaats van de kwaliteit. Met wat gegoochel blijkt de achterstand van het NA nu geen achthonderd, maar nog maar honderd kilometer te bedragen...Wat de particuliere archieven betreft ziet Jeurgens genoeg kansen, zowel op regionaal niveau als voor particuliere archiefbewaarplaatsen. Hij verwees als voorbeeld naar de publicatie Keuzes maken van het Nederlands Architectuur Instituut (zie: http://www.nai.nl/content/1334647/keuzes_maken. Te bestellen bij collection@nai.nl ).

Caroline de Hart (Streekarchief Land van Heusden en Altena) berichtte over haar ervaringen bij het inzamelen van acquisitieprofielen bij openbare archieven (http://www.kvan.nl/files/SNAAI/Een_kwestie_van_kiezen.pdf). Het bleek nog lastig om acquisitieprofielen te bemachtigen. Er moest een enquête aan te pas komen, en ook dan werd het acquisitieprofiel niet altijd meegestuurd, laat staan dat het op de website te vinden was. Vooral de kleinere archieven bleken in het geheel geen acquisitieplan te hebben: op lokaal niveau zijn de lijnen nu eenmaal kort. De grote archieven bewaren veel particuliere archieven, meer dan zij had verwacht. In sommige collectieprofielen worden overheids- en particuliere archieven samengenomen, in andere strikt gescheiden.

Ook Max Beekhuis (directeur van Doxis) legde de nadruk op het bijtijds selecteren van digitale archieven. Particuliere archieven zouden in zijn optiek vooral door categoriale instellingen moeten worden opgevangen - daar zijn er immers genoeg van. Deze boude uitspraak leidde tot protest uit de zaal. De overheid is juist bij deze instellingen aan het ingrijpen: alle vier muziekinstituten worden aan de kant gezet. Op deze manier wordt selectie en acquisitie bepaald door de middelen in plaats van door beleid.Beekhuis benadrukte dat afstemming goed moet worden geregeld, en dat dit al op digitaal niveau moet plaatsvinden. Helaas hebben de mensen die dat beleid moeten uitvoeren daar nog steeds geen kaas van gegeten. Toch ligt hier het urgente punt, aldus ook Jeurgens: het moment van handelen ligt hier veel eerder dan bij papier. Ook voor particuliere archieven geldt dat je niet kunt afwachten of en hoe het archief binnen komt. Er zal actief geselecteerd en geworven moeten worden.

Jaap Kloosterman (interim-directeur Verzamelingen van het IISG) wierp zijn veeljarige ervaring bij het IISG in de strijd: het begon allemaal, zo stelde hij vast, iets cyclisch te krijgen. Om de zoveel tijd wil de overheid iets aan particuliere archieven doen - kijk maar na het CRPA, dat er was, verdween en nu weer in beeld is. Maar doordat de overheidsarchieven bij de acquisitie hun eigen maatstaven gebruiken, stellen zij te hoge, zelfs irreële eisen aan particuliere archiefvormers - dit blijkt ook uit het rapport-de Hart.
 Daardoor wordt de relatie tussen overheidsarchieven en particuliere instellingen vertroebeld. De laatstgenoemde werken veel informeler en stellen het belang dat een archief bewaard blijft veelal boven de kwaliteit waarin het wordt aangeleverd. Voor hun acquisitie maken zij vooral gebruik van hun eigen know how op hun terrein, al dan niet vastgelegd in een collectieprofiel of bestandsanalyse. Trends, hotspots, actoren: de categoriale archieven hanteren dergelijke criteria al jaren. Jeurgens waarschuwde er echter voor dat toekomstige E-depots ook eisen gaan stellen aan de kwaliteit van digitale archieven, omdat zij anders geen blijvende bewaring en conversies kunnen garanderen.

Hoewel de discussie tijdens en na de inleidingen soms van de hak op de tak sprong, slaagde moderator Ron Blom (PPA) er aan het slot toch in om een paar grote lijnen te trekken, waar in dit verslag dankbaar gebruik van werd gemaakt.

Zoals gebruikelijk werd de discussie voortgezet onder het genot van een drankje en een hapje, werd er nog wat genetwerkt en werden de laatste nieuwtjes uitgewisseld. Want ook daar is het PPA natuurlijk een platform voor.

 Lodewijk Winkeler (KDC)

Waarom iets goeds veranderen?
Met deze vraag veroordeelde mijn zoon het in november 2012 nieuw ingevoerde digitale systeem waarin middelbare scholen leerlingenprestaties vastleggen. Deze digitale gegevens zijn ook toegankelijk voor leerlingen en hun ouders. De toegevoegde waarde van de aanpassing is dat er meer resultaten (leerjaren) overzichtelijk kunnen worden bijgehouden en geraadpleegd. Voor de gebruikers is zo'n verandering eerst weer wennen en niet altijd handig en daardoor soms ook frustrerend.
Net thuisgekomen van de najaarsbijeenkomst van het Platform Particuliere Archieven Lees verder...

Weblog Max Beekhuis
Eén van de sprekers, Max Beekhuis, heeft zijn standpunt in een blog op Archief 2.0. nogmaals verwoord.