Beleidscyclus

1. Inleiding en samenvatting

De beleidscyclus is het cyclisch proces van voorbereiding, opstelling, besluitvorming, uitvoering en evaluatie van het universitair beleid. De beleidscyclus kent een looptijd van vier jaar (conform Strategisch Plan) met daarbinnen de jaarlijkse cyclus voor de begroting en het jaarverslag.

De beleidscyclus is gericht op de efficiënte realisatie van de doelstellingen van de universiteit met daarbij een adequate afstemming tussen centraal en decentraal niveau. De doelstellingen dienen gerealiseerd te worden binnen de begrote financiële kaders. De beleidscyclus dient op een efficiënte wijze uitgevoerd te worden: duidelijke financiële kaders, een helder tijdspad, beknopte to the point rapportages, beperking van ad hoc beleid en informatievragen. Het CvB kan dan gericht sturing geven aan de universiteit en de eenheden (faculteiten, instituten, clusters krijgen, verbonden partijen en ‘centraal') krijgen de ruimte binnen de kaderstelling de gestelde doelen te realiseren.

De beleidscyclus bestaat uit de volgende onderdelen:

1. Strategisch Plan
2. Beleidsplannen eenheden
3. Beleidsbrief
4. Begrotingen eenheden en begrotingsgesprekken
5. Universitaire Begroting
6. Periodieke rapportages
7. Jaarverslagbrief
8. Jaarverslagen eenheden en jaarverslaggesprekken
9. Universitair Jaarverslag
10. Evaluatie van het Strategisch Plan

In grote lijnen verloopt dit proces als volgt:
In goede afstemming met de eenheden komt een vierjarig Strategisch Plan tot stand. In wisselwerking met en in aansluiting op het Strategisch Plan stellen de decanen en de directeuren eenmaal per vier jaar het beleidsplan voor hun eenheid op.

Op basis van het beleidsplan, nieuwe relevante informatie en de beleidsbrief worden de jaarlijkse begrotingen opgesteld inclusief de raming van de drie daarop volgende jaren, bij het CvB ingediend en (na goedkeuring door het CvB) geïntegreerd in de universitaire begroting.

De beleidsplannen vormen met de begrotingen de basis voor de begrotingsgesprekken met het CvB en de daarbij gemaakte afspraken. In maart/april verantwoorden de decanen en directeuren zich via de jaarverslagen. Deze jaarverslagen worden na goedkeuring door het CvB geïntegreerd in het universitair jaarverslag.

In het vierde jaar na de opstelling van het Strategisch Plan vindt de evaluatie plaats.
Vervolgens start de nieuwe cyclus.

2. Strategisch plan

Het Strategisch Plan bevat de beschrijving van de strategische doelstellingen van de universiteit en een globale aanduiding van de wijze waarop deze gerealiseerd worden. Het plan gaat over de hoofdlijnen van beleid en is richtinggevend voor het opstellen van de beleidsplannen van de eenheden. Het is het op universitair niveau koersbepalende document voor de langere termijn.
Het plan wordt elke vier jaar geëvalueerd en bijgesteld.

Doel
Vastleggen van het de strategische doelstellingen en beleid van de universiteit.

Werkwijze
Het Strategisch Plan wordt voorbereid op basis van een projectbeschrijving waarin een brede inbreng vanuit de universiteit is verankerd. De besluitvorming wordt voorbereid in overleg met de decanen en de directeuren.

Besluitvormingsprocedure
- CvB: voorgenomen besluit
- UGV: instemming
- CvB: vaststelling
- SB: goedkeuring

3. Beleidsplannen van eenheden

In het beleidsplan legt elke eenheid de eigen doelstellingen voor de vierjarige planperiode en de bijbehorende globale actieplannen vast. De beleidsplannen sluiten aan bij het Strategisch Plan. Ze bevatten de concretisering of uitwerking op decentraal niveau van de relevante onderwerpen van het Strategisch Plan alsmede een vierjarig financieel kader. Bij het opstellen van de facultaire beleidsplannen spelen de visitatie- en inspectierapporten een belangrijke rol. Op grond van deze rapporten vindt zo nodig tussentijds bijstelling plaats.

Doel
Vastleggen van de doelstellingen en hoofdlijnen van beleid voor de middellange termijn per eenheid.

Werkwijze
Elke eenheid stelt tijdens het laatste jaar van de aflopende vierjarige periode zijn nieuwe beleidsplan op. Het CvB keurt het beleidsplan goed als het past binnen het Strategisch Plan en ook overigens voldoet aan de eisen van het CvB m.b.t. beleid en beheer.

Besluitvormingsprocedure
- Decanen/directeuren: voorlopige vaststelling
- FGV/OC: instemming respectievelijk advies
- Decanen/directeuren: vaststelling

4. Beleidsbrief

De jaarlijkse beleidsbrief bevat de uitgangspunten, de financiële kaders, de begrotingsvragen inzake onderwijs en onderzoek (voor de faculteiten en instituten), de begrotingsvragen inzake personeelsbeleid en het tijdspad voor het opstellen en aanleveren van de begroting per eenheid. De financiële kaders bevatten met name de verwachte loon- en prijsontwikkeling en de middelentoedeling voor het begrotingsjaar inclusief een indicatie voor de drie jaren daarna. De mutaties in de middelentoewijzing van jaar tot jaar worden expliciet vermeld.

De beleidsbrief kent een algemeen gedeelte, dat geldt voor alle eenheden en een specifiek gedeelte per eenheid. De beleidsbrief bevat tevens de te hanteren beheersinformatie, procedures en formats voor het opstellen van de begroting.

Doel
Het doel is om het begrotingsproces efficiënt te laten verlopen.

Werkwijze
De beleidsbrief wordt opgesteld door CIF in overleg met SOO, DPO en IO. Hij wordt besproken in het Directeurenoverleg en na advies van de decanen en directeuren vastgesteld door het CvB. Bij belangrijke beleidswijzigingen t.a.v. het Strategisch Plan vindt overleg met de UGV plaats.

Besluitvormingsprocedure
- UGV: instemmingsrecht op hoofdlijnen vanaf 2016
- CvB: vaststelling (ca. 1 juli)

5. Begrotingen eenheden en begrotingsgesprekken

In de begroting gaan de eenheden in op alle in de beleidsbrief aangeven onderdelen en is de financiële vertaling van het beleid opgenomen a.d.h.v. de door CIF voorgeschreven formats. De begroting past binnen het (bijgestelde) beleidsplan van de eenheid en het financieel kader van de beleidsbrief. De begroting dient sluitend te zijn (ook meerjarig).

De doelstellingen worden geformuleerd in termen van resultaten. Zij dienen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en in de tijd bepaald te zijn. Bij de faculteiten en instituten komen in ieder geval aan de orde de onderwerpen onderwijs, onderzoek, internationalisering, maatschappelijke dienstverlening, personeel en organisatie en financiën aan de orde. Bij de clusters komt (naast personeel en organisatie en financiën) de dienstverlening zo concreet mogelijk aan de orde.

In het najaar vinden de begrotingsgesprekken tussen CvB en eenheden plaats. Daartoe wordt vooraf een agenda per eenheid opgesteld die de leidraad vormt voor de gesprekken. Tijdens de gesprekken wordt ingegaan op de in de beleidsbrief gestelde vragen en nieuwe relevante ontwikkelingen. Eventueel worden nadere specifieke afspraken gemaakt. Het CvB besluit de begrotingen al dan niet goed te keuren.

Doel
Begroting: uitwerking/concretisering van het beleid.

Begrotingsgesprek
- afstemming universitair beleid en beleid per eenheid.
- vastlegging van de bestuurlijke afspraken tussen CvB en decaan, c.q. directeur.
- goedkeuring van de begroting.

Werkwijze
De eenheden stellen de concept begroting op en dienen deze in bij het CvB. CIF, SOO, DPO en IO toetsen de begroting op de onderdelen financiën, onderwijs en onderzoek, personeel en organisatie en internationalisering en koppelen hierover terug met de eenheden. Daarna wordt de agenda voor het begrotingsgesprek opgesteld. CIF maakt een verslag van het gesprek.

De begrotingsgesprekken worden gevoerd a.d.h.v. de door CIF i.o.m. SOO, DPO en IO opgestelde agenda. De agenda wordt vooraf met de eenheid afgestemd.

Besluitvormingsprocedure
- Vaststelling per eenheid door de decaan/directeur, nadat medezeggenschap heeft plaatsgevonden.
- Goedkeuring van de begrotingen door het CvB.

6. Universitaire Begroting

De Universitaire Begroting bevat een beknopte beschrijving van de (externe) ontwikkelingen waarbinnen de begroting is opgesteld, het financieel kader van baten en lasten, de interne beleidsbijstellingen, de meerjarige ontwikkeling van de exploitatie, de balans en de kasstroom, de middelentoedeling en (als bijlage) de samengevatte meerjarenbegroting per eenheid inclusief een beknopte toelichting hierop.

Doel
Het vastleggen van het beleid van de universiteit voor het betreffende jaar alsmede van de meerjarige ontwikkelingen.

Werkwijze
CIF stelt op basis van het actuele financieel kader en de begrotingen van de eenheden de universitaire begroting op waarbij de interne leveringen en doorbelastingen uit de baten en lasten worden geëlimineerd. Het CvB stelt de begroting vast.

Besluitvormingsprocedure
- UGV: instemmingsrecht op hoofdlijnen vanaf 2016
- CvB: vaststelling
- Audit Commissie: advies aan SB
- SB: goedkeuring

7. Periodieke rapportages

Intern stellen de eenheden maandelijks een beknopte financiële rapportage op voor het decanaat c.q. de directie waarbij de realisatie wordt vergeleken met de begroting. Na vier en acht maanden stelt elke eenheid een wat uitgebreidere rapportage op voor het CvB. Deze worden door CIF beoordeeld.

Doel
Tussentijds inzicht verschaffen in de voortgang zodat waar nodig tijdig bijgestuurd kan worden.

Werkwijze
Maandelijks een intern exploitatieoverzicht, eventueel gespecificeerd naar afdelingen, door de eenheden. Viermaandelijks rapporteren de eenheden aan het CvB de exploitatie en de balans met een beknopte toelichting op de belangrijkste afwijkingen tussen realisatie en begroting. CIF stelt vervolgens de RU-brede rapportage op ten behoeve van CvB en SB.

De maandelijkse afsluitingen in Oracle verlopen volgens de planning van het zgn. ‘spoorboekje' dat wordt opgesteld door CIF i.o.m. de decentrale controllers.

Besluitvormingsprocedure
- De decaan/directeur stelt de rapportage vast
- Het CvB neemt kennis van de RU-brede 4- en 8 maandsrapportage en stelt deze vast waarna de rapportages ter informatie aan het SB worden toegestuurd.[1]

8. Jaarverslagbrief

In de jaarverslagbrief is opgenomen waarover de eenheden in het jaarverslag dienen te rapporteren. Dit betreft de onderdelen Jaarverslag algemeen (beknopt verslag van de belangrijkste ontwikkelingen), Onderwijs, Onderzoek, Internationalisering, Management, personeel en organisatie en de Jaarrekening. Bovendien is het tijdpad opgenomen. In de bijlagen wordt nader ingegaan op de opzet en inhoud van het jaarverslag, het Opleidingsjaarverslag en het Research Report.

Doel
Het doel is om het jaarverslagproces efficiënt te laten verlopen.

Werkwijze
De jaarverslagbrief wordt in het najaar opgesteld door CIF in overleg met SOO, DPO en IO. Hij wordt besproken in het F-overleg en het Directeurenoverleg en vastgesteld door het CvB.

9. Jaarverslagen eenheden en jaarverslaggesprekken

De decanen en directeuren leggen schriftelijk verantwoording af over het gevoerde beleid en beheer (zijn de in de begroting vermelde doelen gerealiseerd en is dit op een efficiënte wijze geschiedt). Hierbij worden de realisatie geplaatst tegenover de doelstellingen en de werkelijke cijfers tegenover de begrote cijfers en de realisatie van het voorafgaande jaar.

Doel
Het afleggen van verantwoording door de eenheden aan het CvB en het verkrijgen van input voor de verantwoording van het CvB aan het ministerie van OCenW en het stichtingsbestuur.

Werkwijze
De eenheden stellen het jaarverslag op conform de Jaarverslagbrief. Het onderdeel Jaarrekening wordt opgesteld conform de regelgeving van het Financieel Handboek. Over de jaarrekening adviseert CIF het CvB op basis van de gedurende het jaar uitgevoerde monitoring, de screening van de jaarrekening en de rapportages van de accountant. De aan de accountant op te leveren stukken en analyses staan vermeld in de Client Assistance Letter (CAL) van de externe accountant. Het onderdeel Projecten/onderhanden werk wordt gecontroleerd door de Interne Accountant Dienst (IAD).

De belangrijkste bevindingen worden besproken met de portefeuillehouder Financiën van het CvB.

De begrotingsgesprekken worden gevoerd a.d.h.v. de door CIF i.o.m. SOO, DPO en IO opgestelde agenda. De agenda wordt vooraf met de eenheid afgestemd.

Besluitvormingsprocedure
- Decanen/directeuren: vaststelling
- CvB: dechargeverlening

10. Universitair jaarverslag

Het CvB legt schriftelijk verantwoording af over de uitvoering van het voor het betreffende jaar in de universitaire begroting vastgelegd beleid. Hierbij wordt de realisatie geplaatst tegenover de doelstellingen en de werkelijke cijfers tegenover de begroting, de prognose en de realisatie van het voorafgaande jaar.

Doel
Afleggen van verantwoording aan het stichtingsbestuur en aan het ministerie.

Werkwijze
Op centraal niveau wordt, onder coördinaat van BJZ, het universitair jaarverslag opgesteld waarin zijn opgenomen een algemene paragraaf en de onderdelen onderzoek, onderwijs, studenten, personeel, middelen, verslag SKU en de jaarrekening inclusief de controleverklaring van de accountant. E.e.a. conforme de externe regelgeving. De jaarrekening (geconsolideerd en enkelvoudig) wordt opgesteld door CIF. De jaarrekeningen van de eenheden worden opgenomen in de universitaire jaarrekening waarbij onderlinge leveringen en doorbelastingen uit de baten en lasten worden geëlimineerd.

Besluitvormingsprocedure
- CvB: vaststelling
- Audit Commissie: advies aan SB
- SB: goedkeuring

11. Evaluatie van het Strategisch Plan

In het laatste jaar van de vierjarige cyclus vindt een evaluatie van het Strategisch Plan plaats. Het resultaat is beschikbaar binnen twee maanden zodat hetzelfde jaar nog een nieuw Strategisch Plan kan worden vastgesteld. Bij de evaluatie wordt het vierde jaar meegenomen op basis van de begroting en de dan in uitvoering genomen plannen.

Doel
Vaststelling of en in welke mate de gestelde doelstellingen zijn gerealiseerd, welke redenen de afwijkingen verklaren en welke aanbevelingen hieruit voortvloeien voor het volgende Strategisch Plan.

Werkwijze
Tijdens het laatste jaar van de aflopende vierjarige periode vindt een evaluatie plaats.

12. De beleidscyclus in de tijd